Como ya comentamos anteriormente, Aydara lite le da la posibilidad de crear albaranes de varias formas distintas. La forma mas sencilla la vimos en el apartado anterior, al crear un Albarán de Compra desde una Orden de Compra.

 

Sin embargo, para mayor comodidad, el programa le permite crear un albarán sin estar asociado a ninguna orden. Es mas, puede mantener toda la línea de compras sin crear nunca ninguna orden de compra, y trabajando directamente con albaranes.

 

Para crear un albarán nuevo, tenemos tres posibilidades:

1. Crear un albarán nuevo introduciendo todos los datos, de la forma habitual.
2. Crear el albarán a partir de una orden existente pulsando sobre "Crear Albarán" en la pantalla de órdenes de compra. Véase Órdenes de Compra.
3. Crear un albarán nuevo y asociarle líneas de una o varias órdenes existentes.

Una vez seleccionado un proveedor, pulsando sobre el botón "Añadir Línea" de la barra de herramientas, aparecerá una pantalla con todas las líneas con material pendiente del proveedor. Seleccionando una o varias, y pulsando sobre Aceptar, se crearán líneas de albarán para servir las seleccionadas. De esta forma podemos crear un albarán que sirva líneas de varias órdenes.

 

Ej.: Hacemos una compra a un proveedor, y antes de que salga desde el almacén, llamamos para añadir material al pedido. En lugar de modificar la orden de compra original, añadimos otra para reflejar que se pidió en dos días distintos. Para hacer esto, tenemos dos opciones:

• Desde la primera orden, creamos un albarán, y una vez creado, pulsamos sobre añadir línea y seleccionamos las líneas de la segunda orden.
• Creamos un albarán nuevo vacío, seleccionamos el proveedor en cuestión y pulsamos sobre añadir línea, seleccionando las líneas de las dos órdenes.

Una vez tengamos el albarán creado, ya sea uno nuevo o venga de varias líneas de pedido, debemos tener en cuenta algo muy importante. Un albarán de compra  es un documento de entrada de material del almacén. Así pues, al pulsar sobre Grabar, Aydara lite intentará ubicar todo el material que hemos marcado en el almacén.

 

Si nuestra empresa no tiene control de trazabilidad (no utiliza lotes ni sus productos tienen fechas de caducidad), este proceso se realizará de forma automática: Aydara lite marcará una entrada automática de material por cada línea.

Si alguno de los artículos tiene varias entradas en el almacén (distintos lotes y caducidades del mismo artículo), el programa le preguntará en qué lote incluir el nuevo material, o incluso le permitirá crear líneas nuevas. Le mostrará una pantalla como ésta:

 

 

En la parte superior aparece la cantidad pendiente de servir, y debajo una rejilla con todo el stock, separado por lotes y caducidades. En la columna Salida de la derecha, iremos introduciendo las cantidades que añadiremos a cada línea, hasta haber servido el albarán.

 

El proceso de entrada/salida del almacén podrá ser configurado según las necesidades de la empresa, desde la pantalla Configuración -> Base de Datos.

 

Datos Generales:

 

• Nº Albarán: El programa asigna una numeración ("AC" + Año + Autonumérico) para identificar el albarán posteriormente, una vez que es almacenado. En la pantalla Empresa, podemos consultar la numeración actual.
• Proveedor: Una vez seleccionado el proveedor a través del link, aparecerá aquí su número de identificación. Pulsando sobre él se abrirá una pantalla con su ficha cargada, para poder consultar sus datos o modificar lo necesario.
• Fecha Alta: Fecha en la que se crea el Albarán. Por defecto, la fecha actual.
• Ped. Relac. y Fact. Relac.: Estos controles muestra los pedidos y facturas con los que se relaciona. Pulsando sobre uno, enlaza con la pantalla correspondiente.

 

Dirección:

 

Al seleccionar un proveedor, se cargarán sus datos de Dirección de Envío.

 

Datos Albarán:

 

• Portes: Coste de los Portes para este albarán.
• Portes Pagados a partir de: Importe a partir del cual se marca automáticamente "Portes Pagados".
• Portes Debidos / Pagados: Marcamos si los portes del albarán van a cargo del proveedor o nuestra.
• Forma de Pago: Véase Formas de Pago.
• Observaciones: Todo lo que escribamos aquí, aparecerá impreso en el documento de Albarán.

 

Líneas:

 

La forma de añadir líneas nuevas a un albarán es similar a la de la orden de compra:

Para añadir una línea a un albarán, lo primero es seleccionar el artículo al que hace referencia. Para esto tenemos dos formas de hacerlo:

1. Introduciendo el código del artículo en la columna Artículo y pulsando Enter.
2. Pulsando sobre el botón en la columna artículo, aparecerá una pantalla de selección de artículos.

Una vez seleccionado el artículo, aparecerá automáticamente la descripción que especificamos en la ficha de artículos, y se seleccionará el Precio y Dto. correspondiente de entre las tarifas informadas.

• Descripción: Aunque inicialmente aparece la descripción de la ficha del artículo, podemos modificarlo manualmente. Pulsando sobre la columna, se abrirá una ventana que nos permitirá editar el texto, y estructurarlo en varias líneas.
• Cantidad: Algunas de la tarifas introducidas, hacen referencia a una cantidad en concreto. Cada vez que modifiquemos esta cantidad, el programa volverá a buscar la tarifa que mejor se corresponde con la línea de albarán.
• Precio y Dto.: Se rellena automáticamente con las tarifas configuradas según el artículo, el proveedor, y la cantidad. Pasando el ratón por encima, se mostrará una ventana con el desglose de tarifas que se han seleccionado.
• Pendiente: Si la línea de albarán viene de una línea de orden de compra, esta columna nos informará del material que falta por servir. Pasando el ratón por encima, aparecerá una ventana con los datos de la orden que está sirviendo, y las fechas de entrega. Si la línea no cumple con todo el material pedido, esta casilla se coloreará en azul para avisarnos.
• R. Equiv.: Marcando esta casilla, esta línea estará sujeta a recargo de equivalencia.

No hay que olvidar que todas las líneas que creemos manualmente no estarán enlazadas a ninguna orden. Aunque este paso no es necesario, es recomendable mantener la estructura Orden de Compra -> Albarán -> Factura.

 

Movimientos Generados:

 

Tal y como hemos comentado antes, un albarán es un documento de entrada al almacén. Así pues cada vez que se graba algún cambio, se generan movimientos de almacén para cubrirlos. De esta forma podemos llevar un seguimiento de los cambios que ha generado en nuestro stock.

 

Igualmente, al modificar una cantidad en el albarán y grabar los cambios, el programa también creará los movimientos necesarios para adecuar el stock a la cantidad albaranada.

 

Ej.: Recibimos una entrega de un proveedor de 20 "Paquete folios 500 ud.". Al guardar el albarán se crea un movimiento de entrada por esa cantidad. Posteriormente nos llaman del almacén para comunicarnos que la cantidad recibida en el paquete, no es de 20 unidades, sino de 15. Si vamos al albarán y cambiamos cantidad 20 por 15, al grabar se creará un movimiento de salida por 5 elementos, quedando así un total de 15.

 

Procesos:

Añadir Línea: Tal y como comentamos anteriormente, permite crear líneas de albarán a partir de órdenes sin servir.

Crear Factura: Este proceso creará una factura de compras para el albarán actual. Hay que tener en cuenta, que un albarán facturado no se puede modificar.