El proceso de crear una orden de compra, es similar al de cualquier otro objeto del programa. Lo primero es pulsar sobre el botón + de la barra de herramientas. Automáticamente se liberarán todos los controles, lo que nos permitirá empezar a introducir datos.

Hay dos datos que son necesarios para crear una orden de compra:

Un proveedor: Pulsando sobre el link, aparecerá una pantalla de selección con todos los proveedores de Alta. Una vez hayamos seleccionado el que buscamos (haciendo doble click sobre él) los datos de la orden de compra se rellenarán con los datos almacenados en la ficha del proveedor. Cuanto mejor especificados estén los datos, mas fácil y menos costosa será la creación de documentos en todo el proceso de compras.

Todos los datos, una vez "heredados" de la ficha de proveedores, son modificables en pantalla.

Ej.: Nuestro proveedor factura determinados productos con un Nombre Comercial distinto al habitual. Seleccionamos el proveedor, y una vez ha traído todos los datos, modificamos el Nombre Comercial manualmente.

Una lista de artículos: Una vez seleccionado el proveedor y configurados los datos que difieren de la ficha, empezaremos a introducir los artículos de uno en uno.

Datos Generales:

• Nº OC: El programa asigna una numeración ("OC" + Año + Autonumérico) para identificar la orden de compra posteriormente, una vez que es almacenada. En la pantalla Empresa, podemos consultar la numeración actual.
• Proveedor: Una vez seleccionado el proveedor a través del link, aparecerá aquí su número de identificación. Pulsando sobre él se abrirá una pantalla con su ficha cargada, para poder consultar sus datos o modificar lo necesario.
• Fecha Alta: Fecha en la que se crea la Orden de Compra. Por defecto, la fecha actual.
• Alb. Relac.: Si la orden de compra cargada en pantalla está albaranada, este control muestra los albaranes con los que se relaciona. Pulsando sobre uno de ellos, se cargará la pantalla de Albaranes con el mismo cargado.

Dirección:

Al seleccionar un proveedor, se cargarán sus datos de Dirección.

Datos Orden de Compra:

• Portes: Coste de los Portes para esta orden de compra.
• Portes Pagados a partir de: Importe a partir del cual se marca automáticamente "Portes Pagados".
• Portes Debidos / Pagados: Marcamos si los portes del pedido van a cargo del proveedor o nuestra.
• Pedido Completo: Marcamos que especificamos a nuestro proveedor que recibiríamos el pedido en una única entrega.
• Fecha de Entrega: A pesar de que cada línea puede informar su propia fecha de entrega, la orden de compra mantiene una fecha general, que además sirve de dato por defecto para las líneas creadas.
• Forma de Pago: Véase Formas de Pago.
• Observaciones: Todo lo que escribamos aquí, aparecerá impreso en el documento de Orden de Compra.

Líneas:

Para añadir una línea a una orden de compra, lo primero es seleccionar el artículo al que hace referencia. Para esto tenemos dos formas de hacerlo:

1. Introduciendo el código del artículo en la columna Artículo y pulsando Enter.
2. Pulsando sobre el botón en la columna artículo, aparecerá una pantalla de selección de artículos.

Una vez seleccionado el artículo, aparecerá automáticamente la descripción que especificamos en la ficha de artículos, y se seleccionará el Precio y Dto. correspondiente de entre las tarifas informadas.

• Descripción: Aunque inicialmente aparece la descripción de la ficha del artículo, podemos modificarlo manualmente. Pulsando sobre la columna, se abrirá una ventana que nos permitirá editar el texto, y estructurarlo en varias líneas.
• Cantidad: Algunas de la tarifas introducidas, hacen referencia a una cantidad en concreto. Cada vez que modifiquemos esta cantidad, el programa volverá a buscar la tarifa que mejor se corresponde con la línea.
• Precio y Dto.: Se rellena automáticamente con las tarifas configuradas según el artículo, el proveedor, y la cantidad. Pasando el ratón por encima, se mostrará una ventana con el desglose de tarifas que se han seleccionado.
• Servido: A través del proceso de compras, una orden de compra se sirve en uno o varios albaranes. La columna Servido nos informa de la cantidad que ya ha entrado al almacén, y por lo tanto de la que aun esta pendiente de servir.
• Cumplimentada: En muchos de los procesos posteriores, es necesario saber qué líneas tienen material pendiente, y cuales están servidas al completo. Marcando esta casilla en una de las líneas, le informamos al programa de que aunque todavía tenga cantidad pendiente de servir, que no lo tenga en cuenta y de la línea como cumplimentada.

Ej.: Pedimos a uno de nuestros proveedores que nos envíe tres artículos de un tipo. Cuando llega el envío, comprobamos que únicamente han enviado dos de ellos. Llamamos al proveedor para informarles de la situación, y les decimos que no nos envíen el que falta, ni nos lo cobren. Para que no aparezca la línea como pendiente, la marcamos como Cumplimentada.

• R. Equiv.: Marcando esta casilla, esta línea estará sujeta a recargo de equivalencia.
• Fecha Entrega: Aydara lite le permite mantener cada una de las líneas con una fecha de entrega distinta. Por defecto usará la fecha de entrega de la orden de compra.

Procesos:

Crear Albarán: Este proceso creará un albarán de compra a partir de los datos introducidos en la orden de compra, para servir toda la cantidad informada.